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GEG6099: Dissertation Presentation and Layout Guidelines

These notes are intended to provide you with guidance on the presentation  of your dissertation. Although there is no definitive structure, you are expected to follow the guidelines and you must include all the elements identified as a requirement (other elements will depend on the nature of your dissertation).

1. Presenting your dissertation

1.1. Word limit

Your dissertation must not exceed 10,000 words. However, the following items are EXCLUDED from the word count:

•   Abstract

•   Title page, contents pages, acknowledgements, and any other  material before the Introduction

•   Any text contained in figures and tables and their captions

•    Reference list and any other lists of source material

•   Appendices

1.2. Structure

At the beginning of your dissertation, you must provide the following information (where relevant) in the order outlined below (this information is not included in the word count) . This information is provided prior to the main content chapters:

•   Title page with the title of the dissertation, your name, module code, academic year (e.g., 2024- 25).

•   Signed declaration of the independence of the study (see Appendix A); your signature can be included digitally.

•   SpLD declaration page (where required).

•   Abstract which should be a 250-word summary of the dissertation that clearly and concisely

states the aims, methods and conclusions (for guidance see the abstracts of papers in appropriate journals).

•   Table of Contents showing chapter/section headings and page numbers (see Appendix B) .

•    List of Figures (maps, diagrams, photographs and other illustrative material should be listed as figures, do NOT list photographs as Plates), consecutively numbered with page number and the same caption as contained in the body of the text.

•    List of Tables, consecutively numbered with page number and the same caption as contained in the body of the text.

•   Acknowledgements, declaring any help or support that you have received from other individuals or organisations (including academic staff) .

•   Abbreviations (where required)

1.3 Contents

The exact layout of the main contents chapters of the dissertation will depend upon the  nature of your project. However, the following is indicative of the dissertation structure (word counts are for guidance purposes only):

•    Introduction  (approx. 500-750 words)

•    Literature Review (approx. 2000-2500 words)

•    Methodology (approx. 750-1000 words)

•   Analysis and interpretation chapters (approx. 5000 words)

•   Conclusion (approx. 500-750 words)

Within individual chapters, you may wish to use sub-headings. These should  be used in a logical and consistent manner, and there is a balance between over- and under-dividing your dissertation. Too many sections and subsections  may break up the flow and make the dissertation appear fragmented.

Organising individual chapters into sections may help you decide where to place various pieces of information and may also help the reader to navigate your dissertation more easily.  It is a good idea to include a brief statement of what each chapter is about at the beginning  and end to help the reader work out the flow of your discussion,  e.g.:

This chapter discusses the results of … .

This chapter has discussed the … and leads onto… .

Please note: Further guidance on the content of each section of the dissertation is provided on the module QMPlus pages, and you can expect to discuss this with your  supervisor.

1.4 Figures and Tables

Figures, including all diagrams, graphs, maps, and photographs, maps should be numbered consecutively, and the caption placed under the diagram. The caption should also include a reference to its source, or the source(s) of the data used to produce it (and the source details provided in the Reference List), e.g.:

Figure 1.1: ‘A Lung of London’ . Source: J. London, 1903

Tables must also be numbered and a caption or title provided. Tables are numbered separately from figures. For example, using the numerical system, Table 4.1 would be the first table cited in chapter 4 and Figure 4.1 would be the first figure cited in the same chapter.

All tables and figures should be closely integrated with, and referred to, in the text, using  appropriate phrasing, e.g.:

Jack London’s account, and especially the images that accompanied it (see Fig. 1), is of interest  here, though not primarily because of what it reveals about such representations of East London.

Please note: It is not sufficient simply to put text and illustrations side by side hoping that the reader/examiner will make the connection.

All figures should fit on a single A4 page with adequate margins and be of appropriate quality.  Some additional formatting requirements include:

•    Maps should have adequate scales, keys and include a North arrow.

•    Photographs and other images should be given a title and figure number, and suitable referencing. For your own photographs,  reference as follows: (photo: author’s own).

1.5. Formatting

The following criteria must be adhered to when formatting your dissertation:

•   A4 page size, with 1.5 line spacing, and 2.5cm margins.

•   All pages must be numbered, excluding the title page (although this is the starting point for numbering; see Appendix  B for more formatting guidance).

•    Use a standard font that is easy to read - e.g., Calibri, Arial or Times New Roman - and a font size of no-less than 11 points for the main text.

•    Use bold, italics, and underlining appropriately.

2. Referencing

You are required to provide a complete reference list, including the full details of all the published material in the dissertation. Please note, this is not the same as a bibliography which covers publications that you have not cited.

Producing a reference list can be a time-consuming process and you are advised to keep a record of the full bibliographic details as you go about writing your dissertation. If you have not done this, you will need to leave enough time before the deadline to do so.

You are required to use the Harvard style and there are two elements to consider here, in-text referencing and the information included in the reference list:

•    in-text reference includes only the following: 1) the surname(s) of the author(s), 2) the year of publication, and 3) the page(s) from which a direct quotation is taken (if applicable) .

Please remember: wherever you cite directly from a source you must include the page numbers and place parentheses around the quoted section. Failure todo so may result in your dissertation being submitted as a case of academic misconduct.

•    The reference list should be placed at the end of the text, before any appendices and it should contain, in alphabetical order, all literature and sources referred to in the text. Do not use bullet points or number your references.

It is a good idea to ensure that you are familiar with information that needs to be included in the reference list. The QMUL library guide on Harvard referencing is a good place to start.

3. Appendices

Appendices are not generally required and should only contain information that is supplementary to your dissertation (e.g., participant information form, interview schedule) .

Appendices must not contain text, diagrams, or tables that the reader would need to refer to follow or understand the results, analysis or discussion contained within your report.

Appendices must not be used to accommodate text that would otherwise exceed the word limit.